منظمة هارتلاند ألاينس إنترناشيونال الدولية في العراق HAI - فرع كركوك , طوزخورماتو
Heartland Alliance International
المسمى الوظيفية : مساعد مدير مكتب | Office Manager Assistant
الإدارة · كركوك
انضم إلى فريق العراق لدى هارتلاند ألاينس إنترناشيونال لتقديم الدعم البرنامجي الضروري لتنفيذ برامج HAI المبتكرة التي تخدم المجتمعات المهمشة والضعيفة.
ملخص: يوفر مساعد مدير المكتب دعمًا إداريًا بارعًا ومتقدمًا للموظفين. مسؤول عن تنسيق الدعم الإداري والعام للموارد البشرية ، بما في ذلك التوظيف ، وإدارة تغييرات الموظفين ، والمساعدة في عملية التوجيه وغيرها من وظائف الخدمة الحرجة للمديرين والموظفين. سيتم تحديد المسؤوليات الفردية وحجم العمل من خلال تطوير أهداف النجاح السنوية ، ضمن الإطار المبين أدناه.
المشروع: تقوم هارتلاند ألاينس إنترناشيونال بتنفيذ مشروع حماية وحماية قانونية ومشروع PSS مدته 12 شهرًا في كركوك والحويجة وطوز خورماتو. سيضمن المشروع إمكانية وصول الأشخاص النازحين داخلياً في المواقع المستهدفة إلى الحقوق القانونية الأساسية والحماية بموجب القانون العراقي والقانون الدولي. سيوفر المشروع الحماية والخدمات القانونية المباشرة ، بما في ذلك الاستشارات القانونية وتمثيل الحالات ، والإسعافات الأولية النفسية والدعم النفسي والاجتماعي الأساسي.
الواجبات الأساسية والمسؤوليات:
الموارد البشرية والعاملين:
- يعمل كنقطة اتصال أساسية للأسئلة المتعلقة بالموظفين والمديرين والاحتياجات الإعلامية في مكتب طوز ؛ يوفر خدمة عملاء الموظفين الإيجابية والاستباقية في الخط الأمامي ؛ والفرز بشكل مناسب عند الضرورة.
- يساعد مكتب طوزخورماتو في تنفيذ برامج وإجراءات الموارد البشرية المختلفة ويقدم الخدمات اللازمة للموظفين والمقاولين والبائعين.
- تشارك في تسهيل جلسات توجيه التوظيف الجديدة إذا لزم الأمر.
- إنشاء وتشغيل التقارير المتعلقة ببيانات الموظفين على النحو المطلوب لدعم القرارات المتعلقة بالأشخاص.
- ينسق إدارة الموظف: يعالج تغييرات الموظف ، ويدخل بيانات الموظف في أنظمة الموارد البشرية ، ويضمن اكتمال التغييرات الموظف / الإدارية بشكل صحيح في أنظمة مختلفة
- يجمع ويحافظ على سجلات الموارد البشرية للملفات في مكتب طوزخورماتو ، بما في ذلك فحص الخلفية ، والأوراق المستأجرة الجديدة والوثائق ذات الصلة لتوجيه الموظف الجديد.
- ترجمة أي مستندات مطلوبة من العربية والكردية إلى الإنجليزية.
- إدارة السائقين ، موظف الاستقبال ، مدبرة المنزل ، الحراس في مكتب طوزخورماتو .
الادارة :
- لديك اتصال مباشر مع ضابط الأمن لفرض الإجراءات الأمنية في مكتب طوزخورماتو.
- تحديث قائمة جهات الاتصال لموظفي هارتلاند ألاينس إنترناشيونال - العراق على أساس منتظم.
- يساعد في الحفاظ على سلامة البيانات من خلال مسارات التدقيق والفحوصات الأخرى.
- يفحص ملفات الموظفين للرد على الاستفسارات الروتينية وتقديم المعلومات إلى المديرين والأشخاص المخولين الآخرين [وفقًا لإرشادات القسم المعمول بها ] لتلبية احتياجات الخدمة وتسهيل إدارة الموظف.
- امتلاك الإشراف والمهارات الإدارية والقدرة على تطبيق قواعد ولوائح جميع المنظمات.
- يؤدي واجبات روتينية إدارية يومية كما تم تعيينه من قبل مدير المكتب أو مدير العمليات.
- صياغة وتوثيق المراسلات الرسمية مع الموظفين والمرشحين وغيرهم.
- يحافظ على سجلات حضور الموظفين وأرصدة الإجازات وفقا لدليل هارتلاند ألاينس إنترناشيونال العراقي الموظف.
- نقطة اتصال رئيسية مع السلطات المحلية لتسهيل مهمة هارتلاند ألاينس إنترناشيونال والسماح بالوصول والإقامة لموظفي ومشاريع هارتلاند ألاينس إنترناشيونال ، مثلنا تمثيل المكتب مع قسم المنظمات غير الحكومية ، وغيرها إذا لزم الأمر.
- الحفاظ على عقود إيجار مكتب طوز.
- استقبال الوفود وكبار موظفي هارتلاند ألاينس إنترناشيونال إذا لزم الأمر من نقاط التفتيش.
- تقديم تقييمات وعروض أسعار مناسبة للأماكن والفنادق وأي متطلبات لوجستية بطريقة الشفافية والنزاهة.
- أي واجبات أخرى قد يكلفه بها مدير المكتب أو مدير العمليات.
- يجب أن يكون أي تنسيق مع السلطات المحلية موافقة مسبقة من قبل مدير المكتب.
- يجب أن تكون أي تغييرات كبيرة في المكتب بالتشاور مع مدير المكتب.
الواجبات المالية والمحاسبية:
- طلب الدفع المسبق الشهري وإدارة التسويات لأي نفقات إدارية بالتعاون مع المساعدة اللوجستية والموافقة المسبقة من قبل مدير المكتب.
- مساعدة قسم المالية بشكل مؤقت للاحتفاظ بالنقد في مكتب طوز وإدارة التوزيع الشهري لرواتب الموظفين وتوزيع كل خافت على المستفيدين وموظفي هارتلاند ألاينس إنترناشيونال .
الأحداث والمشاريع والدعم الآخر :
- تحضير المواد ومساحة الاجتماع لتوجيه الموظف الجديد والأحداث الأخرى التي ترعاها الإدارة على النحو المحدد في مكتب طوزخورماتو .
- مساعدة جميع البرامج في أماكن الحجز والإقامة والنقل للموظفين والمشاركين في أنشطة هارتلاند ألاينس إنترناشيونال.
المؤهلات : لأداء هذه المهمة بنجاح ، يجب أن يكون الفرد قادرًا على أداء كل واجب أساسي بشكل مرضٍ. المتطلبات المذكورة أدناه تمثل المعرفة والمهارة و / أو القدرة المطلوبة. قد يتم عمل ترتيبات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الوظائف الأساسية.
- التعليم و / أو الخبرة: درجة البكالوريوس أو ما يعادلها وخمس سنوات من الخبرة الإدارية ذات الصلة ، أو مزيج معادل من التعليم والخبرة.
- مهارات ومؤهلات أخرى: درجة عالية من الكفاءة الفنية والاهتمام بالتفاصيل / الدقة ومهارات تنظيمية ممتازة مطلوبة. القدرة على العمل في بيئة سريعة الإنتاجية وعالية الإنتاجية ضرورية .
- مهارات الكمبيوتر: معرفة جيدة في Microsoft Office و Internet Explorer و Outlook / Exchange , أنظمة تشغيل Windows ؛ وغيرها من البرامج التي يستخدمها بشكل روتيني تحالف هارتلاند.
بيئة العمل : خصائص بيئة العمل الموصوفة هنا تمثل تلك التي يصادفها الموظف أثناء أداء الوظائف الأساسية لهذه الوظيفة. قد يتم عمل ترتيبات معقولة لتمكين الأفراد ذوي الإعاقة من أداء الوظائف الأساسية.
- عادة ما يكون مستوى الضوضاء في بيئة العمل معتدلًا.
- يُطلب من الموظف السفر بشكل دوري إلى بيئات غير آمنة ومحدودة الموارد في كثير من الأحيان.
ملاحظة : يمكن فقط للمتقدمين الذين يعيشون أصلاً ويعيشون في طوز التقدم لهذه الوظيفة.
يتخذ تحالف هارتلاند جميع قرارات التوظيف والتوظيف بغض النظر عن العرق أو العقيدة أو اللون أو العمر أو الجنس أو الهوية الجنسية أو الحالة الزوجية أو الأبوية أو الدين أو النسب أو الأصل القومي أو الإعاقة الجسدية أو العقلية أو التوجه الجنسي أو الهوية الجنسية أو وضع المهاجر ، الانتماء السياسي أو المعتقد ، أو حالة الجاني السابق (اعتمادًا على الجريمة والمكان المطلوب شغلهما) ، أو التفريغ العسكري غير المواتي ، أو العضوية في منظمة هدفها الأساسي هو حماية الحقوق المدنية أو تحسين الظروف المعيشية والعلاقات الإنسانية ، أو الإصابة بفيروس نقص المناعة البشرية وفقًا لبيان سياسة الإيدز الصادر عن المنظمة في سبتمبر 1987. يجب على الأفراد ذوي الإعاقة الذين يحتاجون إلى سكن الاتصال بمكتب الموارد البشرية والإدارة على رقم (312) 660-1431
Heartland Alliance Uluslararası Örgütü Irak (HAI) - Kerkük Şubesi, Tuz Khurmato
Heartland Alliance International
İş Olanakları: Ofis Yöneticisi Asistanı
Yönetim · Kerkük
Ötekileştirilmiş ve savunmasız topluluklara hizmet veren HAI'nin yenilikçi programlarını uygulamak için gerekli temel program desteğini sağlamak için Heartland Alliance International’ın Irak Ekibine katılın.
Özet: Ofis Yöneticisi Asistanı, çalışanlara yetkin ve gelişmiş idari destek sağlar. İşe alma, çalışan değişikliklerini yönetme, yönlendirme sürecine yardımcı olma ve yöneticiler ve çalışanlar için diğer kritik hizmet işlevlerini içeren idari ve genel İK desteğini koordine etmekten sorumludur. Bireysel hesap verebilirlik ve iş hacmi, aşağıda açıklanan çerçeve dahilinde yıllık Başarı Hedefleri geliştirilerek oluşturulacaktır.
Proje: HAI, Kerkük, Hawija ve Tuz Khurmato'da 12 aylık bir koruma, yasal ve PSS projesi uyguluyor. Proje, hedef bölgelerdeki ülke içinde yerinden olmuş kişilerin (ÜİYOK'ler) Irak ve uluslararası hukuk kapsamında temel yasal haklara ve korumalara erişmesini sağlayacaktır. Proje, yasal istişareler ve vaka sunumları, psikolojik ilk yardım ve temel psiko sosyal destek dahil olmak üzere koruma ve doğrudan yasal hizmetler sunacaktır.
Temel Görev ve Sorumlulukları:
İnsan Kaynakları ve personel:
- Tuz ofisinde çalışan ve yönetici ile ilgili sorular ve bilgilendirme ihtiyaçları için birincil iletişim noktası görevi görür; pozitif ve proaktif ön hat çalışan müşteri hizmetleri sağlar; ve gerektiğinde uygun triyaj.
- Tuz ofisine çeşitli insan kaynakları program ve prosedürlerinin uygulanmasında yardımcı olur ve çalışanlara, yüklenicilere ve satıcılara gerekli hizmeti sağlar.
- Gerekirse yeni işe alım oryantasyon oturumlarını kolaylaştırır.
- İnsanlarla ilgili kararları desteklemek için istendiği gibi çalışan verileriyle ilgili raporlar oluşturur ve çalıştırır.
- Çalışan yönetimini koordine eder: çalışan değişikliklerini işler, İK sistemlerine çalışan verilerini girer, çalışan / idari değişikliklerin çeşitli sistemlerde düzgün bir şekilde tamamlanmasını sağlar
- Arka plan kontrolleri, yeni işe alım evrakları ve yeni çalışanlara yönelik dokümantasyon da dahil olmak üzere Tuz ofisindeki dosyalar için İK kayıtlarını derler ve saklar.
- Gerekli tüm belgeleri Arapça, Kürtçe'den İngilizceye çevirin.
- Tuz ofisinde şoför, resepsiyonist, temizlikçi, gardiyan yönetimi.
yönetim
- Tuz ofisinde güvenlik önlemlerini uygulamak için Güvenlik Görevlisi ile doğrudan temasa geçin.
- HAI-Irak personeli için irtibat listesi düzenli olarak güncellenmektedir.
- Denetim izleri ve diğer kontroller yoluyla veri bütünlüğünün korunmasına yardımcı olur.
- Rutin soruları yanıtlamak ve hizmet ihtiyaçlarını karşılamak ve çalışan yönetimini kolaylaştırmak için [geçerli departman yönergelerine uygun olarak] Yöneticilere ve diğer yetkili kişilere bilgi sağlamak için çalışan dosyalarını inceler.
- Denetim, yönetim becerileri ve tüm organizasyon kural ve yönetmeliklerini uygulama becerisine sahip olmak.
- Ofis Yöneticisi veya işlem yöneticisi tarafından atanan günlük yönetimsel rutin görevleri gerçekleştirir.
- Çalışanlar, adaylar ve diğerleriyle resmi yazışmalar hazırlamak ve belgelemek.
- HAI Irak Ulusal Çalışan El Kitabına uygun olarak personel katılımı ve bilançoları tutar.
- HAI misyonunu kolaylaştırmak ve HAI personeli ve projelerine erişim ve ikamet izni vermek için yerel yetkililerle anahtar odak noktası, örneğin STK departmanıyla ofisi temsil ediyoruz ve gerekirse diğerlerini.
- Tuz ofisinin kira sözleşmelerini sürdürün.
- Kontrol noktalarından gerekirse delegasyonlar ve HAI kıdemli personeli alın.
- Mekanlar, otel ve lojistik gereklilikleri için şeffaflık ve bütünlük açısından uygun değerlendirmeler ve teklifler sağlayın.
- Ofis Yöneticisi veya operasyon yöneticisi tarafından verilebilecek diğer tüm görevler.
- Yerel yetkililerle yapılacak herhangi bir koordinasyon Ofis Müdürü tarafından önceden onaylanmalıdır.
- Ofisteki önemli değişiklikler Office Manager ile görüşülmelidir.
Mali ve muhasebeci görevleri:
- Aylık avans ödemesi talep edin ve lojistik yardımla işbirliği içinde ve Ofis Yöneticisi tarafından önceden onaylanarak herhangi bir yönetim giderlerinin mutabakatlarını yönetin.
- Tuz departmanında nakdi tutabilmek için finans departmanına geçici olarak yardımcı olun ve personel maaşlarının aylık dağılımını ve faydalanıcılara ve HAI personeline loş olarak dağıtın.
Etkinlikler, Projeler ve Diğer Destekler
- Tuz Ofisinde görevlendirildiği üzere yeni çalışan oryantasyonu ve diğer departmanın sponsor olduğu etkinlikler için materyaller ve toplantı alanı hazırlar.
- Personel ve HAI etkinliklerinin katılımcıları için rezervasyon yerleri, konaklama ve ulaşım konularındaki tüm programlara yardımcı olun.
Nitelikler: Bu işi başarılı bir şekilde yapabilmek için, bireyin temel görevlerini tatmin edici bir şekilde yerine getirebilmesi gerekir. Aşağıda listelenen gereksinimler, gerekli bilgi, beceri ve / veya kabiliyeti temsil etmektedir. Engelli bireylerin temel işlevleri yerine getirebilmeleri için makul düzenlemeler yapılabilir.
- Eğitim ve / veya Deneyim: Lisans Derecesi veya eşdeğer ve beş yıllık ilgili idari deneyim ya da eğitim ve deneyimin eşdeğer kombinasyonu.
- Diğer Beceriler ve Nitelikler: Yüksek derecede teknik yeterlilik, detaylara / doğruluğa dikkat ve gerekli mükemmel organizasyon becerileri. Hızlı, yüksek verimli bir ortamda çalışabilmek çok önemlidir.
- Bilgisayar Becerileri: Microsoft Office, Internet Explorer, Outlook / Exchange konusunda iyi bilgi; Windows işletim sistemleri; ve Heartland Alliance tarafından rutin olarak kullanılan diğer yazılımlar.
Çalışma Ortamı: Burada açıklanan çalışma ortamı özellikleri, bir çalışanın bu işin temel işlevlerini yerine getirirken karşılaştığı kişileri temsil eder. Engelli bireylerin temel işlevleri yerine getirebilmeleri için makul düzenlemeler yapılabilir.
- Çalışma ortamındaki gürültü seviyesi genellikle orta düzeydedir.
- Çalışanın sık sık güvensiz ve sınırlı kaynak ortamları için periyodik olarak seyahat etmesi gerekmektedir.
Not: Bu pozisyon için sadece aslen Tuz'da yaşayan başvuru sahipleri başvurabilir.
Heartland Alliance tüm işe alma ve istihdam kararlarını ırk, inanç, renk, yaş, cinsiyet, cinsiyet kimliği, medeni veya ebeveynlik durumu, din, soy, ulusal köken, fiziksel veya zihinsel engel, cinsel yönelim, cinsel kimlik, göçmen statüsü, siyasi bağlantı veya inanç, suçluların durumu (doldurulacak suç ve pozisyona bağlı olarak), elverişsiz askeri taburculuk, asıl amacı sivil hakların korunması veya yaşam koşullarının iyileştirilmesi veya insan ilişkilerinin iyileştirilmesi veya HIV enfeksiyonu veya HIV enfeksiyonu Kuruluşun Eylül 1987 tarihli AIDS Politika Beyanı uyarınca. Konaklama gerektiren engelli bireylerin (312) 660-1431 numaralı telefondan İnsan Kaynakları ve Yönetim Ofisi ile irtibata geçmesi gerekmektedir.