World Vision / فرصة عمل
المسمى الوظيفي : ضابط خدمات دعم المناطق - السليمانية / كركوك
Zonal Support Services Officer - Sulaymaniyah/Kirkuk
التصنيف: إدارة / خدمات الشركات
نوع الوظيفة: مدة ثابتة ، بدوام كامل
الغرض من الوظيفة : مسؤول خدمات دعم المنطقة هو المسؤول عن تقديم الدعم الكامل للخدمات لفريق مشاريع المنطقة الغربية / المنطقة الشرقية ومدير المنطقة.
يجب على صاحب المنصب أن ينقل روح World Vision وأن يظهر جودة الحياة الروحية التي هي مثال للآخرين.
المسؤوليات الرئيسية:
تحصيل
- أخذ زمام المبادرة في توحيد خطط المشتريات من الفريق الميداني
- تأكد من وجود PRFs في مكانها وتوقيعها في الوقت المحدد
- تحقق من خطط الشراء مقابل الميزانيات
- تقديم المشورة إلى مدير المنطقة بشأن زيادة الإنفاق على البنود المشتراة خارج بنود الميزانية
سجل الأصول
- تأكد من وجود سجل أصول محدث ودقيق للمشروع
- التأكد من مساءلة الموظفين ومسؤوليتهم عن الأصول الموجودة في عهدتهم تتبع الأضرار والخسائر في الأصول ومحاسبة الموظفين المعنيين.
الإدارة ، P&C ودعم الخدمات المالية
- قم بإجراء تحليل لدعم المشروع وتكاليف الإدارة وتقديم المشورة لمجالات تحسين مدير المنطقة.
- تتبع الميزانيات مع منسقي المشروع
- دعم فرق المناطق على جميع احتياجات خدمات دعم المكاتب (P&C ، تكنولوجيا المعلومات ، المالية ، الإدارة ، المشتريات ، الأمن) في المنطقة
- تأكد من إدارة مركبات المشاريع بشكل صحيح ورعاية السائقين والتأكد من حفظ جميع الوثائق بشكل مناسب وفقًا لمعايير الرؤية العالمية.
- تأكد من وجود العقود وتحديثها في الوقت المحدد للمباني والمركبات والموظفين ومقدمي الخدمات وما إلى ذلك للمشروع
- تسهيل التواصل مع جميع وحدات المنظمة وأصحاب المصلحة الخارجيين حسب الاقتضاء. إرسال / استقبال وتوزيع جميع رسائل البريد / الفاكسات / الرسائل / المستندات الواردة والصادرة.
- إعداد وثائق المعاملات لدعم عمليات العمليات العامة ودعم تنسيق معالجة المعاملات (مثل سلفة نقدية التشغيل وطلبات الدفع وتصاريح السفر وسلف السفر ، وما إلى ذلك).
- دعم ترتيبات السفر واللوجستيات للموظفين والزوار. جدولة وتنسيق المواعيد. تقديم الدعم اللوجستي والاتصالات لأنشطة تخطيط الأحداث.
- الإشراف على خدمات الدعم للمكتب ، بما في ذلك إدارة الحراس وموظفي تنظيف المكاتب ومراقبة مخزون المكتب وإعداد طلبات الشراء لمستلزمات المكاتب
- تأكد من أن يتم القيام بمهام الإقامة للموظفين وإبلاغها.
- دعم فريق المشروع لإنشاء المباني / المراكز / المكاتب لأنشطة المشروع والتأكد من أن المرافق متاحة وتعمل بشكل صحيح في المكتب والمخزن والمراكز وبيت الفريق.
سجلات الموظفين
- تأكد من وجود سجلات الموظفين
- تأكد من أن السجلات اليومية للموظفين تتطابق مع LDR الخاصة بهم
- ربط والحفاظ على السرية في الوثائق المتعلقة بطاقم العاملين في المنطقة حسب تفويض مدير المنطقة بالتنسيق مع شركة بروكتر آند جامبل
أدوار أخرى
- التعاون مع قسم خدمات الدعم بالمكتب الرئيسي بالنيابة عن Zonal Team للقضايا التي تحتاج إلى متابعة
المعرفة والمهارات والقدرات:
- يجب أن يكون حائز هذا المنصب على الحد الأدنى من الدبلوم / درجة البكالوريوس في الإدارة ، أو أي دورة أخرى ذات صلة من جامعة معترف بها.
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في العمل في بيئة مكتبية في دور كتابي أو إداري. تجربة مع منظمة غير حكومية محلية أو دولية زائد.
- الخبرة: 3 سنوات على الأقل في أعمال الإغاثة / المساعدة أو أعمال التنمية.
- الخبرة السابقة لعمل INGO.
- خبرة في العمل مع النازحين واللاجئين والأشخاص المتضررين من النزاع.
- خبرة في إدارة قسم الإدارة
- الخبرة في العمل في بيئة الإغاثة في حالات الطوارئ أمر مرغوب فيه
- يتحدث اللغة الإنجليزية
- مهارات التواصل الجيد الخطية والشفوية
- لغات محلية أصلية ، مواطن عراقي ، مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية والكردية والعربية (الشفوية والمكتوبة)
- فريق مشروع دعم مريح للغاية
- يجب أن يكون مبتدئًا ونشطًا وممتازًا في المهام المتعددة
- يجب أن يكون لديك مهارات تحليلية قوية وحل المشكلات والمهارات التنظيمية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- يتطلب القدرة على تقديم المفاهيم بشكل فعال لوضع المستخدمين في إعدادات مختلفة وبوسائل مختلفة (شفهية ومكتوبة).
- يتطلب مهارات اتصال قوية للتفاعل مع جميع مستويات الموظفين والإدارة.
- يجب أن تكون قادرًا على العمل بفعالية مع فريق متنوع.
- يتطلب القدرة على العمل تحت الضغط وعلى مهام متعددة.
- يجب أن يكون لديك اتجاه الخدمة.
- معرفة دقيقة بـ MS Office و Lotus Notes
- مهارات تنظيمية وتنسيقية ممتازة
- فهم جيد لمعايير إدارة الرؤية العالمية
- يجب أن يكون لديك حساسية عبر الثقافات ، ونظر مرن للعالم ، ونضج عاطفي
- القدرة على العمل والمساهمة في بيئة بناء الفريق
- القدرة على الحفاظ على توقعات الأداء في سياقات ثقافية متنوعة وبيئات مرهقة نفسياً وظروف معاناة جسدية بموارد محدودة
- الالتزام بالقيم الأساسية للرؤية العالمية وبيان المهمة
- القدرة على إظهار نمط حياة مثالي كما تم تفسيره في سياق ثقافي محلي محدد
بيئة العمل
- بيئة المكتب: المكتب الميداني القائم.
- السفر: السفر الداخلي مطلوب.
- تحت الطلب: خلال ساعات العمل العادية ما لم تكن هناك حالة طوارئ.